關于印發《貴州省流動人員人事檔案管理服務規范(試行)》的通知
作者:huilin 日期:2012-10-02 瀏覽

各市、州、地人力資源和社會保障局:

現將《貴州省流動人員人事檔案管理服務規范(試行)》印發給你們,請遵照實施。

流動人員人事檔案管理服務規范是人才交流服務工作標準化、規范化建設的重要組成部分,各地人力資源和社會保障部門要高度重視這項工作,嚴格按照規范管理。省廳將在2012年底對市(州、地)級流動人員人事檔案管理部門進行檢查。

 

 

二○一一年十一月一日

 

貴州省流動人員人事檔案管理

服務規范(試行)

 

為進一步健全流動人員人事檔案公共管理服務體系,規范流動人員人事檔案管理工作,完善和統一我省各級政府人力資源和社會保障部門所屬人力資源服務機構(以下簡稱政府所屬人力資源服務機構)流動人員人事檔案管理工作的管理標準和服務流程,根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《干部檔案工作條例》、《人事部、國家工商行政管理總局關于修改〈人才市場管理規定〉的決定》和《貴州省人事代理暫行規定》制定本規范。

本規范適用我省縣以上(含縣)政府所屬人力資源服務機構開展的流動人員人事檔案管理工作、與流動人員人事檔案管理有關的人事代理工作。

本規范內容包括流動人員人事檔案的接收、轉出、材料收集與整理、保管與保護、查閱、出具證明、信息化管理等七個方面的工作程序和相關手續。

一、        流動人員人事檔案接收

(一)接收檔案的對象

1.辭職或被辭退的機關、事業單位工作人員;

2.與用人單位解除勞動合同或聘用合同的人員;

3.高等院校、中職學校離校未就業的畢業生;

4.自費出國留學及其他因私出國人員;

5.非公有制經濟組織和新社會組織聘用的人員;

6.其他由單位或個人自愿委托管理人事檔案的人員。

(二)接收檔案的程序

1.畢業生檔案接收

1)檔案管理機構接收的畢業生檔案應包含下列資料:

A.招生報名登記表、志愿表;

.學生登記表;

C.學年鑒定材料;

D.入黨、入團材料;

E.獎懲材料;

F.學習、社會實踐材料;

G.學生體檢表;

H.畢業生成績單;

I.畢業論文、畢業設計材料;

J.授予學位審批表;

K.畢業生登記表;

L.普通高、中等學校畢業生就業報到證通知書。

其中,H、K兩項為高等院校、中職學校畢業生檔案必須具備的材料。

    2)審核檔案材料。檔案管理機構接到檔案后,按照接收畢業生檔案標準嚴格審查檔案內容,對于材料不齊全或不清楚的,要求轉出單位補齊或查清后方可接收。

3)辦理檔案交接手續。畢業生派遣部門統一轉來的檔案,經審核無誤后,統一辦理接收手續;學校郵寄來的檔案或畢業生自帶的檔案,經查驗檔案密封、檔案材料符合要求后,在《轉遞檔案通知單回執》上簽名并加蓋印章后返回轉出單位。不符合要求的檔案,通知轉出單位并將檔案退回。

2.其他流動人員檔案接收

1)存檔人員以個人或單位名義提出委托管理人事檔案的申請,并根據所辦業務需要,提供如下相關材料:

A.個人委托管理人事檔案須提供的材料:委托管理人事檔案的申請、身份證原件(留存復印件)、辭職、辭退或解除勞動關系手續原件(留存復印件)。委托他人辦理的,需提供委托書、代辦人身份證原件(留存復印件)。

B.單位委托管理人事檔案須提供的材料:單位營業執照副本或事業單位法人登記證、單位委托存檔介紹信、單位與委托存檔人員勞動(聘用)關系證明。

2)開具調檔函或商調函(調檔函樣式見附錄1, 商調函樣式見附錄2)。

A.可以直接調取檔案的,直接向原檔案管理單位開具調檔函;

B.需要先調取檔案審核才能決定是否調檔的,向原檔案管理單位開具商調函調檔,同意后再調取檔案。

3)審核檔案材料。

A.原存檔單位轉來的檔案,必須在檔案袋封口處密封蓋章并附檔案轉遞通知單。

B.檔案材料必須真實可靠、完整齊全。具有普通院校大中專學歷的一般應有學籍檔案、轉正定級表、就業手續。個別無法補齊材料的,應由存檔本人或轉入單位簽字認可。

C.檔案檢查合格后,由存檔人員填寫檔案管理委托書,經登記后簽訂人事代理合同,交納人事代理服務費。

二、流動人員人事檔案轉出

(一)辦理檔案轉出需提供的材料

1.本人身份證原件(留存復印件)。委托他人辦理的,需提供委托書、代辦人身份證原件(留存復印件);

2.原有工作單位的另需單位出具終止合同書、辭職辭退書、解聘書或單位同意轉檔函(任選一);

3.調檔函。其中:(1)縣以上(含縣)各級政府所屬人力資源服務機構出具的調檔函;(2)辦理保險、失業、退休調檔的,由該辦理單位出具調檔函;(3)考取公務員或被事業單位錄(聘)用的,由錄取單位開具調檔函;(4)國有企業或國有控股企業聘用的由聘用單位出具的調檔函;(5)升學調檔的,由錄取學校出具調檔函;(6)應征入伍的由武裝部門出具的調檔函;(7)聘用為特崗教師的,由教育部門出具調檔函。

(二)轉出檔案的要求和程序

1.轉出的檔案應完整齊全,全部材料一次性轉出。

2.檔案轉出前,按規定的收費標準結清人事代理服務費。

3.高等院校、中職學校畢業生,實習期滿的,應辦理完轉正定級手續及調整檔案工資后再辦理檔案轉出手續。

4.辦理檔案轉遞手續,開具檔案轉遞單(見附錄3)。辦理調動的開具人事關系轉移介紹信(見附錄4)。檔案密封蓋章后通過機要郵寄或交由辦理單位調轉人員轉遞。

5.接收單位收到檔案后及時將“檔案回執”寄回原檔案管理單位。如調出一個月后沒有收到回執,原檔案管理單位須查詢確認對方是否收到檔案。

三、流動人員人事檔案材料的收集與整理

(一)檔案材料的收集

1.收集內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(組通字〔199614號)收集流動人員人事檔案材料。

2.收集要求。定期收集新形成的材料,及時充實檔案內容。對長期未補充材料的檔案,要建立登記制度,主動與存檔人員或其所在單位聯系,督促其補充材料。

3.材料要求。

1)歸檔材料應為辦理完畢的正式材料。材料內容應完整齊備、規范真實、文字清楚、對象明確,并有承辦單位或個人署名及形成材料的日期。歸檔材料規定由單位審查的,應有單位蓋章。

2)歸檔材料使用16開規格的辦公用紙,材料左邊留出22.5CM裝訂邊。

3)歸檔材料的文字應是鉛印、膠印、油印、打印或用藍黑墨水、墨汁書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。

4)歸檔材料應為原件,特殊情況存入復印件的,應與原件核對相符后加蓋公章。

4.歸檔要求。材料形成后,要及時歸檔。轉遞過程中應嚴密包封并加蓋密封章。對符合歸檔要求的材料,要登記后歸入檔案;對不符合歸檔要求的材料,要及時通知材料形成單位補送或補辦手續。

(二)檔案材料的整理

1.整理要求。要認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,使每卷檔案達到完整、真實、精練、實用的要求。

2.材料鑒別。對歸入檔案的材料要審核其是否完整、內容是否真實、手續是否齊全,要根據材料的內容和用途判定其保存價值,確定是否屬于檔案內容。對不屬于檔案內容和重復多余的材料,應退回材料形成單位。

3.材料分類。

第一類:履歷材料;

第二類:自傳材料;

第三類:鑒定、考察、考核材料;

第四類:學歷、學位、培訓、專業技術情況等材料;

第五類:政審材料;

第六類:加入黨、團組織材料;

第七類:表彰獎勵材料;

第八類:處分材料;

第九類:錄(聘)用、調動、任免、轉業、退(離)休、辭職辭退、工資、福利待遇、各種代表會議和出國(境)審查材料;

第十類:其他可供參考有保存價值的材料。

4.材料編目。要根據材料形成的時間或材料內容的主次關系進行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式,編寫詳細的檔案材料目錄。

5.復制與加工。材料載體變質、字跡褪色不清或破損時,應采用修復、打印、抄寫、復印、裱糊等方法進行搶救。復制材料要核對無誤,并注明復制單位和日期。

6.材料裝訂。裝訂前應將材料上的大頭針、訂書釘等金屬物拆除,然后理齊全卷材料,在材料左側豎直打上裝訂孔,裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符,卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實。

四、流動人員人事檔案的保管與保護

(一)保管的基本要求

1.應建立堅固的專用檔案庫房,配置鐵質的檔案柜或檔案密集架。檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應分別設置。

2.應配置相應的計算機管理、檔案整理裝訂、安全防護等設備。

3.要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。

4.庫存檔案應采取分類管理。對死亡人員檔案、10年以上未補充材料檔案、出國人員檔案等要分別登記管理。

(二)保護的基本要求

1.防火要求。檔案庫房應遠離食堂、汽車庫房等消防重點目標;應安裝避雷針、火災報警器和消防滅火設備;檔案管理人員應熟悉有關消防安全知識。嚴禁在庫房內吸煙、設置明火、存放易燃易爆物品和其他雜物。

2.防潮要求。檔案庫房內應安裝濕度記錄儀器、加濕機、去濕機等設備,相對濕度控制在45%65%。

3.防蛀要求。裱糊檔案材料應使用化學漿糊。檔案庫房內不得存放食品和易爆物品。要定期施放驅蟲藥劑和使用防腐防蟲物品。

4.防盜要求。檔案庫房要安裝防盜門窗、防盜報警裝置和監控設備。檔案管理人員每天下班前要檢查門窗關閉情況。

5.防光要求。檔案庫房宜選用白熾燈照明。如采用熒光燈照明時,需有紫外線過濾措施。不宜采用自然光源,應避免陽光直射檔案。有外窗時應配有窗簾等遮陽措施。

6.防高溫要求。檔案庫房應配備排風扇、空調等通風降溫設備,溫度應控制在14℃~24℃。

五、流動人員人事檔案查閱

(一)查閱檔案范圍

1.公安、檢察、法院、司法等國家機關或公證機構因偵查、審理或公證需要可查閱有關人員的檔案;

2.設立黨委的機關、企事業單位因考察、任免、聘任、調動、入黨(團)、參軍、出國等工作需要可跨單位查閱有關人員的檔案;

3.用人單位因工作需要可查閱本單位員工的檔案。

二)查閱要求

1.查閱單位應持有效單位介紹信及身份證件查閱。

2.查閱檔案應在檔案查閱室或指定的地方查閱。

3.查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,對檔案內容應嚴格保密,不得泄露或擅自向外公布,保障個人隱私不受侵犯。

4.不得擅自復制、拍攝檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的,應說明理由,經審核同意后,方可復制或拍攝。復制的材料應注明出處和日期,并加蓋公章。

5.需要摘錄檔案內容的,應征得同意,摘錄部分由檔案管理人員與原件核對無誤后,注明出處及日期,并加蓋公章。

6.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

(三)辦理查閱的程序

1.檔案管理人員審核查閱人提供的有效證件及相關材料,填寫《查閱檔案登記表》(見附錄5),按規定提供檔案材料。

2.查閱結束后,檔案管理人員應及時將被查閱檔案歸庫,并將查閱人所持有的介紹信、身份證復印件留存。

六、出具流動人員人事檔案證明材料

(一)出具證明的適應范圍

需要出具與本人檔案記載相關或與管理人事檔案相關證明材料的,由存檔人員提出申請,經審核同意后出具。證明種類分為:檔案托管證明(見附錄6)、檔案材料情況證明(見附錄7)。

(二)辦理證明的程序

1.存檔人員向檔案管理機構說明出具證明材料的事由(或對方索取證明的信函)、提供經辦人或申請人有效身份證件。

2.根據檔案實際記載出具證明。檔案中無記載的,應補齊相關材料后出具。

3.確需復印檔案材料的,應在復印件上注明用途及復印日期,并加蓋公章。

七、流動人員人事檔案管理服務信息化

一、應使用流動人員人事檔案信息化管理軟件,建立檔案信息數據庫,逐步實現檔案保存數字化、管理信息化、服務網絡化。

二、應根據檔案內容,通過錄入等方式對紙質檔案進行數字化處理,并檢查核對檔案信息與檔案內容是否一致。發現錯誤,及時修正。在檔案材料收集歸檔、檔案轉遞時,應及時更新數據庫有關信息。

三、應采取切實有效的技術手段和安全措施,建立檔案信息安全保障體系,確保檔案信息的安全與保密。

 

 

 

 

 

 

 

 

附錄1

    XXX(單位名稱)

調檔函存根

                                       (20  )     

             (調檔單位)    (姓名)    (性別)        月出生(    位)同志因             (調檔原因)調動檔案的函。

經辦人簽名:                                          

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

 

XXX(單位名稱)

調檔函

                                   (20  )     

                          

經本人申請,根據中共中央組織部、人事部人發(1996118號和貴州省委組織部、貴州省人事廳黔人發(199730號文件有關流動人員人事檔案管理規定,請將            位)同志的檔案材料及現實表現整理后,于                日前寄往我單位。

 

地址:                       郵編:

經辦人:                     電話:                                  

(公 章)

                                      

 

附錄2

XXX(單位名稱)商調函存根

(20  )     

                商調                  (單位)       位)同志到                            工作,經研究,按第(  )條意見辦理。

經辦人簽名:                                         

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

 

XXX(單位名稱)

商調函

(20  )     

                          

       同志,因        要求調轉工作,請按下列第(         )條意見辦理。

(一)如同意調出,請將其檔案、最近表現(包括有否參與法輪功活動的情況)一并寄來,等研究后,再另函聯系是否調來。

(二)同意該同志調入             工作。請辦理調動手續,于              日前介紹該同志來我處報到。

(三)經研究暫不同意調入,現將其檔案材料退回你處。

(四)你處關于     同志      函已收悉,經研究,同意調往你處。

(五)因工作需要,暫不同意調往你處。

(六)我單位于            日給你處      函至今未見復函,你處意見如何,請速復函。

(七)檔案由機要交通轉遞或派專人送至我處。

(八)請注意下列材料是否齊全:

      1、人事關系介紹信、工資介紹信;

      2、畢業生派遣證或其它參加工作材料;

      3、轉正定級和工資材料。

回函地址:                   郵編:

經辦人:                      電話:

                                         (公  章)

      

附錄3

大中專畢業生見習期滿轉正定級審批表

表一

姓名

 

性別

 

出生年月

 

聯系

電話

 

 

照片

籍貫

 

民族

 

政治面貌

 

健康

狀況

 

學歷

 

畢業時間學校及專業

 

參加工

作時間

 

工作單位

 

戶口所

在地

 

身份證號碼

 

家庭住址

 

婚否

 

特長

 

個 人 簡 歷

起止時間

在何院?;騿挝?/span>

學歷及職位

證明人

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

家庭成員及主要社會關系

姓 名

性 別

年 齡

與本人關系

工作單位及職務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

獎懲情況

 

 

 

 

 

 

表二

見習期工作總結

 

蓋章

工作單位

 

 

                                     

        (蓋章)

簽名本人

 

       

政府人事部門審查意見

經辦人:                                                           日(蓋章)

填表說明:1、個人簡歷從小學時期開始填寫。

          2、表格內項目本人沒有的可填寫“無”。

          3、“工作單位”需填寫工作期滿一年時間的所在單位名稱。

人才交流服務中心印制

附錄4

   人才交流中心

流動人員人事檔案工資情況表

檔案編號:

姓名

 

性別

 

出生年月

 

學歷

 

畢業時間

 

參加工作時間

 

職稱情況

 

工資檔次

工資標準

執行時間

執行文號

變動原因

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

中心蓋章:

經辦人:                              

注:以上調資為該同志檔案轉入后歷年來調資標準。

附錄5

     XXX(單位名稱)檔案轉遞通知單存根

                                                        (20  )     

  

已將              (單位/學校)                      )位同志的檔案材料共                冊轉往                             。

  經辦人簽名:                                        (公  章)

                                                              

 

 

 

 

 

 

 


       

XXX(單位名稱)檔案轉遞通知單

20  )第     

 

                                        

茲將                        同志的檔案材料轉去,請按檔案內所列目錄清點查收,并將回執退回。

                                                    (公  章)

                                                                

   

原工作單位(畢業學校)

調往何單位工作

檔案數目(冊)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

你單位                  日轉來的第        號檔案轉遞通知單中所列的

      等(    )位同志的檔案材料共        冊,我處已于         日收到。經清點無誤,現將回執退回,請查收。

收件人簽字:                                   收件單位蓋章

    

地址:

聯系電話:                      郵編: 

 

附錄6

XXX(單位名稱)

人事關系介紹信存根

20    )第     

             同志,檔案號        。人事關系介紹信開往                       。                     

經辦人簽名                                               

                                                                       

 

XXX(單位名稱)

人事關系介紹信

                               (20  )     

                                 

                同志,系我單位人事代理人員。檔案現已調入你單位管理,現將其人事關系轉至你處。

 

經辦人:                     

電話:

 

(公 章)

                                   

 

 

附錄7

查閱檔案登記表

    姓名:                       檔案編號:

查閱檔案單位

 

查閱人姓名

 

 

身份證號碼

 

 

聯系電話(單位)

 

查閱時間

 

歸還時間

 

查閱檔案原因

 

經辦人簽字:

 

附錄8

XXX(單位名稱)

檔案托管證明存根

20    )第     

             同志,         檔案,檔案號        。證明開往                       。                     

經辦人簽名                                               

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

XXX(單位名稱)

                          檔案托管證明

                                             20      )第     

                          

             同志,性別     ,              月出生,其        檔案于                                  轉入我單位托管至今,檔案編號為       。該同志已于                                                             

   月進入                               工作。

特此證明

 

經辦人:                    

電話:

(公 章)

                                   

附錄9

XXX(單位名稱)

檔案材料情況證明存根

20    )第     

             同志,         檔案,檔案號        。證明開往                       。                     

經辦人簽名                                     

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

XXX(單位名稱)

                          檔案材料情況證明

                                             20      )第     

                          

             同志,性別     ,               月出生,其        檔案于                                                     轉入我單位托管至今,檔案編號為       。經查其檔案:         

                                                       

                                                      ,

特此證明。

經辦人:                     

電話:

(公 章)

                                   

附錄10

      人才交流中心

人事代理人員年度考核表

 

 

 

 

 

 

20   年度

 

 

性 別

 

 
 

 

 
 

 

 
 

 

參 加 工
作 時 間

 

現工作單位

 

 

 

     

 

本年度工作總結

 

被考核人意見

簽名:                                   

單 位 意 見

          

 人才交流服務中心意見

經辦人:

   

填表說明:1、本表適用于   人才交流中心檔案托管人員;                                                  

          2、工作總結包括本年度思想、工作等方面的情況總結。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附錄11          

       

  填表日期:                                             

    

 

性別

 

出生日期

 

 

   

     

 

民族

 

政治面貌

 

     

     

 

健康

狀況

 

   

 

   

   

 

所學

專業

 

   

 

 

   

   

 

畢業時間

 

 

 

 

   

     

 

   

   

 

現從事

 

 

應聘專業

 

最低月薪要求

 

 

 

 

 

 

 

       

      位(學  校)

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第一外語

 

     

 

本人身份(請打“√”

 在職

待業

 學生

第二外語

 

     

 

 

 

 

通訊地址

 

郵政編碼

 

聯系電話

 

Emial地址

 

業務專長及工作成果

 

姓名

 

年齡

 

政治面貌

 

現工作單位

 

單位性質

 

隨遷人員情況

姓名

性別

年齡

與交流

人關系

身份證號碼

工作單位

戶口

在何處

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

所在單位意見

主管部門意見

當地政府人事部門

(人才交流中心)意見

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

接收單位意見

主管部門意見

人才交流服務中心意見

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

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